 Сегодня электронная почта стала непременным атрибутом любого офиса. И если лет 10 назад она была довольно экзотическим средством связи высококвалифицированных специалистов с зарубежными корреспондентами, а умение ею пользоваться было сродни среднего калибра техническому волшебству, то сейчас электронную почту используют практически все сотрудники, имеющие доступ к компьютеру и Интернету. МОДЕЛИ БЫВАЮТ РАЗНЫЕУ электронной почты есть многое, для того чтобы обеспечить ей положение одного из самых популярных средств коммуникации: дешевизна, удобство и простота применения, большая база пользователей и пр. Например, по ряду параметров электронная почта оказывается удобнее телефона (и факса). Действительно, по телефону мы можем не дозвониться, телефонный разговор не оставляет вещественных следов, невозможно послать "копию разговора" третьей стороне. Не все вопросы вы будете обсуждать вслух в людном офисе, в то время как писать можно и молча. Да и отправка 10-страничного факса не в пример более хлопотное занятие, чем присоединение 40-килобайтного файла к электронному письму. Таким образом, электронной почтой пользуются повсеместно и в больших количествах. Однако, поскольку освоение этого средства коммуникации происходило стихийно, также складывались и модели использования электронной почты в организациях. На одном полюсе расположена "анархическая" модель. Она характеризуется тем, что электронная почта используется всеми, кто может до нее дотянуться и в любых целях: деловых, личных, развлекательных и т. д. Как правило, существование этой модели полезно, поскольку персонал, не связанный с информационными технологиями, привыкает пользоваться электронной почтой и она перестает представляться сложным и не очень нужным средством.
Однако есть и проблемы. Дело в том, что в данной ситуации крайне непросто реализовать правила, которые позволили бы считать электронную переписку частью деловой. При этом проблема не только в возможном отсутствии корпоративного стандарта на электронную цифровую подпись (ЭЦП), что не позволяет трактовать электронное письмо как полноценный документ. В конце концов, в документообороте предприятия не вся корреспонденция требует формальной подписи, поскольку не всегда обладает юридическим статусом, например черновики, предназначенные для согласования и доработки, служебные записки, распоряжения и т. п. Реальная проблема в том, что в данной модели отсутствует центр управления и значит, что крайне трудно внедрить дисциплину, обеспечивающую надежное и рациональное хранение электронных писем, их поиск, необходимую их маршрутизацию и т. п. Не следует забывать и о таких вещах, как почтовые вирусы. Нет нужды говорить, что "анархическая модель" чрезвычайно подходит для их распространения. Кроме того, при бесконтрольном использовании электронной почты повышается вероятность утечки конфиденциальной информации, а отдельные несознательные сотрудники могут сверх меры использовать электронную почту в личных целях. Другой крайний случай в использовании электронной почты - это "одномашинный вариант". Здесь почту можно отправлять с одной единственной машины, получать - тоже на нее. Всем занимается выделенный оператор электронной почты, и, как правило, имеются более или менее формализованные правила относительно того, что, кому и как можно посылать (получать).Исторические корни "одномашинной почты" лежат в скудости материальных ресурсов, когда не у всех потенциальных пользователей почты были компьютеры, не говоря уже о возможности подключения к Интернету. Тем не менее различные варианты "одномашинной" модели живы и по сей день и далеко не в самых бедных организациях именно потому, что такая модель (либо ее более технически развитые разновидности) как раз и позволяет реализовать центр управления электронной почтой и обеспечить ее относительно безопасное функционирование. Очевидно, что такая организация работы обладает существенным недостатком: электронная почта перестает быть простым и доступным инструментом, по крайней мере при общении с внешним миром, а то, что сложно - мало используется. Итак, для эффективного использования электронной почты необходимо сочетать ее доступность и простоту использования с управляемостью и защищенностью. УПРАВЛЕНИЕ - КЛЮЧ К ЭФФЕКТИВНОСТИУтверждение, вынесенное в заголовок этого раздела, безусловно, справедливо и в то же время тривиально. Постараемся наполнить его конкретным содержанием. Итак, чем мы собираемся управлять применительно к электронной почте большой организации? Во-первых, электронная почта обеспечивается определенными системо-техническими решениями, такими, как локальные сети, почтовые серверы, серверы каталогов. В рамках этой статьи мы не будем останавливаться на них подробно, заметим только, что без управления на этом уровне говорить об эффективном использовании любого сервиса бессмысленно. Во-вторых, электронная почта - это массовая услуга и наиболее эффективна, когда ею пользуются все сотрудники организации. Поэтому необходимо "управление пользователями". В первую очередь сюда относится внедрение и сопровождение централизованной службы каталогов, обычно основана на реализации протокола LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Кроме того, необходимо создавать и списки рассылки и управлять ими.
|